A LGPD e as normas contábeis fazem parte de duas frentes que, embora tenham objetivos diferentes, se encontram diariamente na rotina de empresas contábeis e contadores: a proteção das informações e a necessidade de manter processos e registros contábeis adequados.
Um escritório contábil lida todos os dias com uma grande quantidade de informações de clientes, colaboradores, fornecedores e empresas. Ao mesmo tempo, a atividade contábil requer que os profissionais observem normas, procedimentos e obrigações relacionadas ao registro e à apresentação das informações.
Nesse cenário, depender excessivamente de processos manuais pode tornar a rotina muito mais complexa. Além de aumentar o trabalho operacional, essa estrutura pode dificultar o controle sobre quem acessa determinadas informações, onde os dados estão armazenados e como são utilizados.
Pensando nisso, nós do time Tron preparamos um artigo completo para explicar a importância de seguir a LGPD e normas contábeis, quais são os principais desafios dos escritórios, e quais características devem ser consideradas na escolha de um sistema para a rotina contábil.
A importância da LGPD na contabilidade
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei nº 13.709/2018, estabelece regras para o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, com o objetivo de proteger direitos fundamentais relacionados à liberdade, privacidade e ao livre desenvolvimento da personalidade.
Na prática, a LGPD estabelece princípios e regras que devem ser considerados sempre que organizações realizam operações envolvendo dados pessoais. Isso inclui ações como por exemplo a coleta, armazenamento, acesso, utilização, compartilhamento, alteração, transmissão e eliminação.
No que se refere ao segmento contábil, isso é ainda mais relevante porque a atividade envolve o tratamento de informações de diferentes pessoas físicas e jurídicas.
Um escritório pode ter acesso, por exemplo, a dados de funcionários dos clientes, sócios, representantes, fornecedores e outras pessoas relacionadas às empresas atendidas. Por isso, entender a aplicação da LGPD à rotina contábil é fundamental.
Seguir as normas contábeis é essencial para uma gestão segura
As normas contábeis estabelecem critérios e orientações para o reconhecimento, mensuração, registro e apresentação das informações contábeis.
Elas contribuem para que os registros sigam critérios técnicos e possam fornecer informações adequadas para os diferentes usuários da contabilidade.
No Brasil, as Normas Brasileiras de Contabilidade, regulamentadas pela Resolução CFC nº. 1.328/11, organizam o registro, o cálculo e a divulgação das informações financeiras de uma empresa.
Sendo assim, enquanto a LGPD está relacionada à proteção e ao tratamento de dados pessoais, as normas contábeis estão relacionadas à forma como deve haver o registro, análise e apresentação de determinadas informações. Apesar de serem assuntos diferentes, ambos fazem parte da realidade de um escritório contábil.
Qual é a relação entre LGPD e normas contábeis?
A relação entre LGPD e normas contábeis aparece principalmente na forma como os escritórios lidam com informações. O profissional precisa, de um lado, realizar corretamente suas atividades contábeis e manter os registros necessários.
De outro, precisa ter cuidado com o tratamento dos dados pessoais aos quais tem acesso durante a execução desses serviços.
Isso significa que uma gestão eficiente precisa considerar simultaneamente:
- Organização dos dados,
- Segurança das informações,
- Processos internos,
- Armazenamento,
- Compartilhamento,
- Documentação,
- Cumprimento das obrigações aplicáveis.
Vamos supor que um escritório possa precisar de determinada informação para executar uma atividade contábil ou trabalhista. Isso não significa que todos os profissionais da equipe, necessariamente, precisem ter acesso irrestrito a todas as informações disponíveis.
É nesse ponto que processos e tecnologia podem trabalhar juntos.
Por que escritórios contábeis lidam com tantos dados pessoais?
Não é segredo que a contabilidade relaciona-se à operação das empresas. Por isso, os escritórios acabam recebendo e processando informações de diversas naturezas.
No Departamento Pessoal, podem ser tratados dados relacionados a empregados, dependentes, remuneração, benefícios e até mesmo informações necessárias ao cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Por que isso é ainda mais importante para escritórios contábeis?
Uma empresa contábil administra informações de diferentes organizações ao mesmo tempo. Isso significa que um único ambiente pode concentrar dados de uma grande quantidade de clientes e pessoas.
Além disso, o escritório precisa cumprir prazos e manter uma rotina operacional intensa. Quanto maior o volume de informações, maior a necessidade de processos estruturados.
Nesse contexto, investir em tecnologia não é apenas uma questão de produtividade.
Também pode ser uma forma de criar uma estrutura mais organizada para administrar informações e reduzir determinados riscos operacionais.
O que avaliar antes de contratar um sistema contábil?
Antes de escolher uma plataforma, vale envolver os profissionais que realmente utilizarão a solução.
O escritório pode fazer perguntas como:
- O sistema permite controlar usuários e permissões?
- Como os dados são protegidos?
- Existe backup?
- Como funciona a recuperação das informações?
- A solução recebe atualizações?
- Os departamentos conseguem trabalhar de forma integrada?
- É possível automatizar tarefas?
- O sistema facilita a organização dos dados?
- Existe suporte especializado?
- A ferramenta atende às necessidades específicas da rotina contábil?
Esse processo ajuda a evitar que a escolha seja baseada apenas em preço ou quantidade de funcionalidades.
FAQ: perguntas frequentes sobre LGPD e normas contábeis
Para complementar o conteúdo, reunimos algumas dúvidas comuns sobre a relação entre proteção de dados e rotina contábil.
O que a LGPD tem a ver com a contabilidade?
Os escritórios contábeis e contadores podem tratar diversos dados pessoais durante a prestação de seus serviços. Por isso, precisam considerar as regras e princípios da LGPD aplicáveis às suas atividades.
A LGPD se aplica a escritórios contábeis?
A resposta é sim. A LGPD se aplica ao tratamento de dados pessoais realizado por pessoas físicas ou jurídicas de direito público ou privado, observadas as hipóteses e regras previstas na própria legislação.
Um sistema contábil garante adequação à LGPD?
Não sozinho. A adequação envolve processos, pessoas, políticas, governança e medidas de segurança. O sistema, por sua vez, pode ser uma ferramenta importante de apoio.
Por que controlar o acesso aos dados?
Porque diferentes profissionais podem ter necessidades diferentes de acesso. A gestão de permissões ajuda a organizar quem pode consultar determinadas informações.
Backup faz parte da segurança dos dados?
O backup é uma importante medida de continuidade e recuperação. Ele deve ser combinado, portanto, com outras medidas de segurança para proteger as informações.
Como a automação ajuda na proteção dos dados?
Ao reduzir determinadas tarefas manuais e centralizar processos, a automação pode contribuir para diminuir erros operacionais e melhorar o controle das informações.
As normas contábeis e a LGPD são a mesma coisa?
Não. A LGPD trata da proteção e do tratamento de dados pessoais, enquanto as normas contábeis estabelecem critérios e orientações relacionados à contabilidade. Elas podem se encontrar na rotina dos escritórios.
Todo dado utilizado pelo contador deve ser eliminado depois de usado?
Não necessariamente. A retenção e o tratamento dos dados dependem da finalidade, da base legal aplicável e de outras obrigações que possam incidir sobre a situação.
Conte com a Tron para unir tecnologia e conformidade
Por fim, seguir a LGPD e normas contábeis requer processos estruturados, controle sobre as informações e recursos que ajudem a equipe contábil a reduzir falhas e manter a rotina em conformidade.
Nesse cenário, a tecnologia é indispensável. Um sistema adequado ajuda a centralizar informações, automatizar processos, organizar documentos e estabelecer controles de acesso, contribuindo para uma rotina mais segura e eficiente.
É nesse contexto que a Tron pode apoiar escritórios contábeis e contadores. Com soluções voltadas para a gestão contábil, fiscal e de Departamento Pessoal, a tecnologia ajuda a reduzir atividades manuais, integrar processos e dar mais organização ao dia a dia do escritório.
Sendo assim, investir em tecnologia significa criar uma estrutura capaz de acompanhar as exigências da contabilidade atual, com mais segurança, organização e produtividade.
Quando processos bem estruturados encontram a tecnologia certa, cumprir normas deixa de ser apenas uma obrigação e passa a fazer parte de uma gestão contábil mais eficiente.
