Dominar o NCM e classificação fiscal é essencial para qualquer empresa que comercializa produtos no Brasil. Isso porque, além de ser uma obrigação tributária, a correta classificação fiscal influencia o cálculo de impostos, a emissão de documentos fiscais, o aproveitamento de benefícios fiscais e a conformidade com a legislação.
Ao considerar a digitalização pela Receita Federal, à medida que o Brasil avança na implementação da Emenda Constitucional nº 132/2023, mais conhecida como Reforma Tributária, um único código incorreto no cadastro de mercadorias pode gerar uma reação em cadeia de prejuízos. Isso inclui desde o pagamento indevido de impostos até a retenção de cargas e a aplicação de multas.
Por isso, neste artigo, vamos explicar quais são os principais erros cometidos pelas empresas e a importância da NCM e classificação fiscal. Acompanhe e saiba mais a seguir:
A relação entre NCM e classificação fiscal
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é uma convenção de oito dígitos adotada desde 1995 pelos países membros do bloco (Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai), tendo como base o Sistema Harmonizado de Designação e de Codificação de Mercadorias (SH).
A NCM classificação fiscal funciona como a “identidade” ou o “DNA” tributário de qualquer produto que circule no mercado nacional ou internacional. É por meio dessa codificação que a Receita identifica a natureza da mercadoria e determina quais regras, alíquotas, incentivos e obrigações acessórias incidirão sobre a operação.
Em outras palavras, toda NCM é fruto de uma classificação fiscal, mas classificar um produto vai muito além de consultar uma tabela ou procurar um código semelhante.
Para chegar à NCM correta, é necessário avaliar características. Isso inclui, por exemplo, a composição do produto, matéria-prima utilizada, função e finalidade, processo de fabricação, forma de apresentação e aplicação prática.
Essas informações são confrontadas com as Regras Gerais de Interpretação (RGIs), as Notas Explicativas do Sistema Harmonizado (NESH) e demais normas tributárias até que seja identificado o código adequado.
Tal distinção é importante porque muitas empresas acreditam que basta copiar a NCM utilizada por um fornecedor ou pesquisar um código na internet. Entretanto, na realidade, a responsabilidade pela classificação é sempre da empresa que emite o documento fiscal.
Além de identificar corretamente o produto, a NCM classificação fiscal influencia a incidência de tributos, a aplicação de benefícios fiscais, o preenchimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e diversas obrigações acessórias. Com a Reforma Tributária, sua importância se torna ainda maior, tendo em vista que a correta classificação também será determinante para a aplicação da CBS e do IBS.
Por que a classificação fiscal é tão importante?
A classificação fiscal influencia praticamente toda a cadeia tributária da empresa. Trata-se do ponto de partida para diversas definições fiscais que influenciam a saúde financeira do negócio.
Uma classificação incorreta pode gerar diferenças no cálculo de impostos, impedir o aproveitamento de benefícios fiscais e criar falhas que serão identificadas pelos cruzamentos eletrônicos realizados pelo Fisco. Conheça alguns dos principais impactos:
Definição dos tributos incidentes
Utiliza-se a NCM como referência para determinar a incidência de diversos tributos, entre eles: ICMS, IPI, PIS, COFINS, Imposto de Importação, ICMS-ST e Fundo de Combate à Pobreza (FCP).
Considerando a Reforma Tributária, a classificação correta também será determinante para a aplicação da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). Em outras palavras, um erro na classificação pode significar o recolhimento de impostos a mais (ou a menos).
Nos dois casos, há prejuízo. Se, por exemplo, a empresa paga mais tributos do que deveria, perde competitividade e reduz sua margem de lucro. Por outro lado, ao pagar menos, passa a correr risco de autuações, multas e cobranças futuras.
Aplicação de benefícios fiscais
Muitos incentivos fiscais concedidos pela União e pelos estados estão vinculados à classificação da mercadoria. Neste sentido, uma NCM incorreta pode impedir que a empresa aproveite um benefício ao qual teria direito ou, em situação ainda mais grave, fazer com que utilize um incentivo de forma indevida.
Quando isso acontece, o contribuinte pode ser obrigado a recolher os tributos retroativamente, acrescidos de multas e juros.
Emissão correta da Nota Fiscal Eletrônica
A NCM é uma informação obrigatória na NF-e. Sendo assim, além de constar no documento fiscal, ela influencia diversos outros campos relacionados ao enquadramento tributário.
Caso haja a presença de erros, podem ocorrer rejeições na autorização da nota fiscal ou divergências identificadas posteriormente pelos órgãos reguladores.
A partir do avanço da digitalização das obrigações fiscais, esse controle tende a se tornar cada vez mais rigoroso.
Obrigações acessórias
A classificação fiscal também interfere na geração de diversas obrigações acessórias, como SPED Fiscal, EFD-Contribuições e outras declarações com transmissão periódica aos órgãos fiscalizadores.
Quando existe erro na classificação, pode haver a replicação em diferentes arquivos fiscais. Tal fato aumenta o retrabalho necessário para realizar correções.
Planejamento tributário
Uma base cadastral organizada permite que a empresa tenha maior previsibilidade sobre sua carga tributária.
Com produtos corretamente classificados, torna-se mais fácil analisar oportunidades de economia fiscal. Além disso, pode-se identificar incentivos aplicáveis e realizar simulações com muito mais segurança.
Os principais erros na classificação fiscal
Apesar da sua importância, a classificação fiscal ainda é cercada por equívocos que comprometem a qualidade dos cadastros e aumentam os riscos tributários.
Confira os erros mais comuns:
Escolher a NCM apenas pela descrição comercial
Um dos erros mais frequentes é escolher a NCM apenas pela descrição comercial. Isso porque, muitas empresas pesquisam apenas o nome comercial do produto e selecionam a primeira NCM aparentemente compatível.
Entretanto, produtos com a mesma descrição podem possuir enquadramentos diferentes dependendo de sua composição, aplicação ou processo produtivo.
Copiar a classificação utilizada pelo fornecedor
É comum acreditar que basta reproduzir a NCM utilizada pelo fabricante ou distribuidor.
Embora essa informação possa servir como ponto de partida, ela não elimina a responsabilidade da empresa sobre a classificação adotada.
Caso exista qualquer inconsistência, quem responde perante o Fisco é o emissor do documento fiscal.
Ignorar atualizações na legislação
A legislação tributária brasileira está em constante evolução.
Sendo assim, alterações em TIPI, NCM, benefícios fiscais e normas estaduais podem modificar o enquadramento de determinados produtos ao longo do tempo.
As empresas que não revisam seus cadastros periodicamente acabam acumulando classificações desatualizadas.
Não padronizar o cadastro de produtos
Outro problema recorrente ocorre quando diferentes colaboradores cadastram produtos utilizando critérios distintos. Isso pode gerar situações como:
- o mesmo item cadastrado diversas vezes;
- descrições diferentes para produtos idênticos;
- NCM distintas para a mesma mercadoria;
- CST incompatíveis;
- benefícios fiscais inconsistentes.
Com o tempo, essas divergências tornam o cadastro fiscal difícil de manter e aumentam os riscos operacionais.
Tratar a classificação fiscal como uma tarefa definitiva
Muitas empresas acreditam que basta classificar um produto uma única vez.
Na realidade, a classificação fiscal deve ser revisada sempre que houver mudanças na legislação, alterações na composição da mercadoria ou atualizações relevantes no cenário tributário.
A manutenção contínua do cadastro é tão importante quanto a classificação inicial.
Quais são os riscos de uma classificação fiscal incorreta?
Quando um produto é classificado de forma inadequada, o impacto costuma se espalhar por diferentes áreas da empresa.
Não se trata apenas de um erro no cadastro: toda a operação tributária pode ser comprometida.
Entre os principais riscos estão:
- Recolhimento incorreto de impostos;
- pagamento indevido de tributos;
- Autuações fiscais;
- aplicação de multas e juros;
- Perda de benefícios fiscais;
- Rejeições na emissão de documentos fiscais;
- Inconsistências nas obrigações acessórias;
- Aumento do retrabalho das equipes fiscal e contábil;
- Dificuldade para implantação das novas regras da Reforma Tributária.
Quanto maior o volume de produtos comercializados, maiores também são as consequências de uma classificação incorreta.
É justamente por isso que empresas de médio e grande porte têm buscado automatizar esse processo. Por meio dessa ação, reduzem a dependência de consultas manuais e aumentam a padronização das informações fiscais.
Como a tecnologia reduz erros na classificação fiscal?
Nos últimos anos, a transformação digital também chegou à área tributária.
Em vez de depender exclusivamente de consultas manuais, planilhas e pesquisas em diferentes fontes, muitas empresas passaram a utilizar plataformas especializadas em inteligência fiscal para automatizar grande parte desse processo.
Essas soluções podem gerar uma série de benefícios, entre os quais estão:
Redução de erros humanos
Quanto maior a participação de processos manuais, maiores são as chances de divergências. A automação, por sua vez, reduz esse risco ao aplicar critérios padronizados de classificação.
Mais agilidade
Pode-se realizar uma análise que levaria vários minutos (ou até horas) em poucos segundos. Isso acelera, portanto, os cadastros, revisões fiscais e auditorias internas.
Padronização das informações
Todos os produtos passam a seguir os mesmos critérios de classificação, o ue reduz divergências entre setores e filiais.
Atualização contínua
As soluções especializadas acompanham mudanças na legislação e ajudam a manter os cadastros fiscais atualizados. Isso reduz, portanto, o risco de utilizar classificações desatualizadas.
O papel do Ordix na classificação fiscal inteligente
Diante da crescente complexidade da legislação tributária, consultar tabelas fiscais já não é suficiente para garantir uma classificação correta.
É justamente nesse cenário que o Ordix, plataforma de inteligência fiscal da Tron, se torna essencial para empresas e escritórios contábeis.
Desenvolvido para tornar a classificação fiscal mais segura, padronizada e automatizada, o Ordix vai muito além da simples consulta de códigos.
A plataforma interpreta regras tributárias, organiza o cadastro fiscal e ajuda a impedir que inconsistências se espalhem por toda a operação.
Na prática, isso significa menos retrabalho, maior confiabilidade das informações fiscais e muito mais segurança para o negócio.
Entre seus principais recursos estão: a classificação por descrição do produto, classificação por NCM, classificação por código de barras e classificação em lote.
Além disso, há uma análise automatizada do enquadramento tributário, em que o sistema cruza diferentes informações fiscais para apoiar decisões mais seguras.
Além disso, o Ordix entrega dados essenciais para a operação tributária, como:
- sugestão de NCM;
- CST de ICMS;
- CST de PIS e COFINS;
- IVA;
- CEST;
- FCP;
- benefícios fiscais aplicáveis;
- classificação preparada para CBS e IBS.
Dessa forma, a empresa passa a contar com uma base fiscal muito mais organizada, preparada para acompanhar tanto as exigências atuais quanto as mudanças trazidas pela Reforma Tributária.
A Reforma Tributária torna a classificação fiscal ainda mais estratégica
A Reforma Tributária representa uma das maiores mudanças no sistema tributário brasileiro das últimas décadas.
Embora diversas regras ainda estejam sendo regulamentadas, uma certeza já existe: empresas precisarão investir cada vez mais na qualidade de seus cadastros fiscais.
Isso porque a correta identificação dos produtos continuará sendo determinante para a aplicação das regras tributárias.
Com a implementação da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), divergêncis cadastrais poderão gerar conseuências ainda maiores.
Desse modo, as empresas que mantêm informações desorganizadas poderão enfrentar dificuldades na parametrização dos sistemas, erros na apuração dos novos tributos ou até mesmo o aumento da carga tributária.
Por outro lado, organizações que já possuem um cadastro fiscal adequado terão uma transição muito mais tranquila.
Boas práticas para manter a classificação fiscal sempre atualizada
A classificação fiscal deve fazer parte de uma estratégia permanente de governança tributária.
Algumas práticas ajudam a manter o cadastro organizado e reduzir riscos ao longo do tempo.
Padronize os critérios de cadastro
Defina regras claras para inclusão de novos produtos e mantenha descrições completas e padronizadas.
Centralize a gestão fiscal
Sempre que possível, concentre a responsabilidade da classificação em uma equipe especializada. Isso reduz interpretações divergentes.
Revise periodicamente o cadastro
As auditorias preventivas ajudam a identificar inconsistências antes que elas gerem impactos fiscais.
Acompanhe mudanças na legislação
A legislação tributária sofre alterações constantes. Desse modo, monitorar essas mudanças é essencial para manter o cadastro atualizado.
Invista em inteligência fiscal
Contar com soluções especializadas é uma forma de aumentar a produtividade e gerar mais segurança para empresas que trabalham com grandes volumes de produtos.
FAQ – Perguntas frequentes
Ficou com alguma dúvida sobre o NCM e classificação fiscal? Veja as principais perguntas e respostas:
O que é NCM?
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código de oito dígitos utilizado para identificar mercadorias comercializadas no Brasil e nos países do Mercosul. Esse código funciona como base para a tributação e emissão de notas fiscais.
NCM e classificação fiscal são a mesma coisa?
Não. A classificação fiscal é o processo técnico de análise das características de um produto para determinar seu enquadramento tributário. A NCM é o código obtido como resultado desse processo.
Quem é responsável pela classificação fiscal do produto?
A responsabilidade é da empresa que comercializa ou emite o documento fiscal. Mesmo que um fornecedor informe uma NCM, cabe ao contribuinte verificar se a classificação está correta.
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O que acontece se um produto for classificado com a NCM errada?
Uma classificação incorreta pode gerar recolhimento indevido de impostos, perda de benefícios fiscais, rejeição de notas fiscais, multas, autuações e retrabalho operacional.
A NCM influencia o cálculo dos impostos?
Sim. A NCM interfere diretamente na definição de tributos como ICMS, IPI, PIS, COFINS, ICMS-ST, FCP e, com a Reforma Tributária, também terá impacto na CBS e no IBS.
Como descobrir a NCM correta de um produto?
A classificação deve considerar aspectos técnicos como composição, finalidade, processo de fabricação e aplicação do produto, além das Regras Gerais de Interpretação (RGIs) e das Notas Explicativas do Sistema Harmonizado (NESH). Soluções de inteligência fiscal, como o Ordix, automatizam essa análise e tornam o processo mais seguro.
O Ordix faz apenas a consulta da NCM?
Não. O Ordix é uma plataforma de inteligência fiscal que vai além da consulta de códigos. A solução realiza classificação por descrição do produto, código de barras, NCM existente e arquivos em lote (XML e planilhas), além de sugerir enquadramentos tributários, CST, CEST, IVA, FCP, benefícios fiscais e classificações preparadas para CBS e IBS.
Com que frequência a classificação fiscal deve ser revisada?
Sempre que houver alterações na legislação tributária, mudanças nas características dos produtos ou atualizações no portfólio da empresa. Recomenda-se também realizar auditorias periódicas para garantir que o cadastro fiscal permaneça atualizado.
Classificar corretamente é proteger o seu negócio. Conte com a Tron!
Por fim, falar sobre NCM e classificação fiscal é fundamental para uma adequada gestão tributária. Uma classificação correta proporciona mais segurança na emissão de documentos fiscais, evita recolhimentos indevidos de impostos, reduz o risco de autuações e contribui para uma operação mais eficiente e preparada para as constantes mudanças da legislação.
À medida que o ambiente tributário se torna mais complexo, sobretudo com a implementação da Reforma Tributária, manter cadastros organizados e atualizados será um diferencial competitivo para empresas de todos os portes. Nesse contexto, investir em tecnologia passa a ser uma necessidade.
O Ordix, plataforma de inteligência fiscal da Tron, foi desenvolvido justamente para apoiar esse desafio. Ao combinar automação, padronização e interpretação inteligente das regras tributárias, a solução ajuda empresas a classificar produtos com mais rapidez e conformidade, de modo a reduzir os riscos operacionais e preparar o negócio para o futuro da tributação no Brasil.
