As empresas que estão se adequando à Reforma Tributária do consumo estão cada vez mais preocupadas com a penalidade por erro no destaque do IBS e CBS. A partir de 1º de janeiro de 2026, os novos impostos se tornaram parte do sistema tributário nacional, e os documentos fiscais eletrônicos devem apresentar as informações referentes ao IBS e à CBS conforme as normas e os modelos definidos para cada tipo de documento.
A inserção de dois novos campos na nota fiscal é apenas o começo; a mudança demanda um olhar cuidadoso sobre a classificação tributária, as alíquotas, a base de cálculo, os valores destacados e todas as outras informações que são essenciais para a apuração dos tributos. Um preenchimento inadequado pode trazer problemas tanto para quem emite o documento quanto para quem recebe a operação.
É essencial, portanto, que empresas profissionais da contabilidade e equipes fiscais que estão ajustando seus processos para a transição tributária saibam quais penalidades podem ser impostas por não destacar corretamente o IBS e a CBS.
O que significa destacar IBS e CBS corretamente?
A menção do IBS e da CBS está incluída entre as novas obrigações dos documentos fiscais eletrônicos. O artigo 2º da Lei Complementar nº 214/2025 estabelece que o contribuinte do IBS e da CBS deve emitir um documento fiscal eletrônico quando realizar operações com bens ou serviços, incluindo aquelas de exportação e importação.
Em outras palavras, a empresa deve adaptar seus sistemas emissores para que os documentos fiscais estejam de acordo com o que a legislação exige e com os leiautes técnicos correspondentes.
Preencher corretamente não é apenas indicar um valor. É preciso considerar a natureza da operação, o regime tributário que se aplica, a classificação que consta no documento e as normas pertinentes à definição da base de cálculo e das alíquotas.
A atenção é fundamental, pois os dados fornecidos no documento fiscal têm um caráter declaratório. Conforme a lei, elas configuram uma admissão do montante devido de IBS e CBS indicado no documento fiscal.
Dessa forma, um erro que se apresenta como meramente operacional pode ganhar relevância tributária.
Por que o destaque incorreto pode gerar problemas?
O documento fiscal não é apenas um recibo comercial da venda ou da prestação de serviço. Nesse caso, ele ainda alimenta os sistemas que servem para a escrituração, apuração, fiscalização e apropriação de créditos tributários.
Por essa razão, quando o IBS e a CBS são mencionados de maneira incorreta, a questão vai além da simples emissão da nota.
Assim, uma informação incorreta pode impactar tanto o valor do tributo declarado quanto o crédito tributário do comprador, sua escrituração e a própria integridade das informações prestadas ao Fisco.
A Lei Complementar nº 214/2025, por exemplo, estabelece que, para apropriar-se de certos créditos, é necessário que os valores de IBS e CBS sejam destacados de forma adequada no documento fiscal eletrônico da aquisição.
Dessa forma, a sanção por falta de destaque do IBS e CBS não pode ser considerada apenas pelo valor de uma possível multa. Há de se pensar, ainda, nas consequências que a inconsistência pode gerar em toda a operação.
Quais são as penalidades previstas para erros relacionados ao IBS e à CBS?
A Lei Complementar nº 214/2025, com as modificações posteriores, começou a definir infrações e penalidades específicas relacionadas ao IBS e à CBS.
A legislação define como infração toda ação ou omissão que cause o não cumprimento de uma obrigação tributária, seja ela principal ou acessória, mesmo que a irregularidade não seja intencional.
Isso é relevante, pois evidencia que um erro não precisa ser resultado de uma tentativa intencional de sonegação para que haja consequências administrativas.
Entre as possíveis sanções, destacam-se multas por não cumprimento de obrigações fiscais e por fornecer informações exigidas pela legislação de forma incorreta ou incompleta.
A imposição da penalidade varia conforme o tipo de infração, e então as circunstâncias envolvidas e a regra específica que se aplica à operação.
Assim, não há uma única penalidade que possa ser aplicada a qualquer erro no destaque do IBS e da CBS.
Erro no documento fiscal pode resultar em multa?
Sim. Há penalidades previstas na lei para diversas situações ligadas às obrigações fiscais do IBS e da CBS.
Dessa forma, é fundamental distinguir entre um mero erro material e uma irregularidade que comprometa informações importantes para a fiscalização ou para a apuração do tributo.
Inclusive, há situações previstas em lei em que certas penalidades não serão impostas em casos de simples falha ou erro material, desde que não comprometa o entendimento sobre informações importantes da operação, sua natureza, discriminação, procedência ou destino.
Essa previsão evidencia que nem toda inconsistência será tratada da mesma forma.Contudo, isso não quer dizer que as empresas possam preencher os documentos fiscais de forma descuidada. À medida que o erro causa um impacto maior na apuração, na escrituração ou na fiscalização, é mais provável que a irregularidade seja considerada relevante.
O erro pode prejudicar o crédito tributário do cliente?
Este é um dos principais pontos de atenção para empresas que comercializam produtos ou serviços para outras empresas.
Dessa forma, no novo sistema de impostos, o documento fiscal é crucial para a mecânica de créditos. A legislação é clara ao afirmar que, em algumas situações, o adquirente precisa do destaque adequado do IBS e da CBS para poder apropriar os créditos correspondentes.
Suponha, por exemplo, que uma empresa contrate um serviço e receba uma nota fiscal com informações erradas sobre os novos tributos. O fornecedor pode não ser o único a enfrentar esse problema.
O adquirente também poderá ter problemas para escriturar a operação e apropriar o crédito adequado, conforme o caso. Assim, uma multa por erro na diferenciação do IBS e CBS pode ser apenas uma fração do custo financeiro de uma inconsistência fiscal.
E se o tributo for informado com valor incorreto?
Outro perigo reside no valor real que é declarado na nota fiscal. Portanto, se a empresa empregar uma base de cálculo inadequada, aplicar uma alíquota errônea ou usar uma classificação tributária que não corresponda à operação, o valor do IBS ou da CBS poderá ser apurado de forma diferente daquela estabelecida pela legislação.
Isso pode, conforme a situação, acarretar um recolhimento a mais ou a menos.Havendo tributo devido e não pago, poderão ocorrer consequências ligadas ao pagamento do devido, além de multas e juros previstos em lei.
Por isso, um equívoco na nota pode gerar consequências financeiras que ultrapassam o valor da própria nota fiscal.
O que acontece quando a empresa informa dados incorretos?
A entrega de informações fiscais pelas empresas está se tornando um pilar crucial para os mecanismos de controle e fiscalização.
Em relação ao IBS e à CBS, a lei define uma série de obrigações acessórias e a prestação de informações indispensáveis à administração dos novos tributos.
Um dado errado pode provocar divergências entre o documento fiscal, a escrituração e as informações que os sistemas de fiscalização usam.
Além disso, de acordo com a Lei Complementar nº 214/2025, as informações que foram declaradas no documento fiscal têm caráter declaratório.
Isso aumenta a importância de checar as informações antes da emissão. Nesse sentido, a empresa deve, então, se abster de considerar o preenchimento do IBS e da CBS como uma mera formalidade técnica do sistema. A configuração certa precisa estar de acordo com a operação que realmente é feita.
As multas podem ser aplicadas mesmo quando o erro é involuntário?
A legislação do IBS e da CBS tipifica como infração qualquer ação ou omissão, ainda que não intencional, que resulte no descumprimento de obrigação tributária.
Isso quer dizer que, mesmo que não haja a intenção de cometer uma irregularidade, isso não pode ser visto como uma garantia de que não haverá consequências. No entanto, a própria lei estabelece critérios e casos concretos para que sejam impostas penalidades, incluindo situações em que certos erros materiais não devem levar à multa.
É indispensável avaliar que tipo de erro foi cometido.Um campo que não esteja preenchido corretamente, mas que não comprometa a identificação ou a compreensão da operação, pode ser tratado de forma diferente em comparação com uma informação que modifique significativamente o valor do tributo ou prejudique o controle fiscal.
A empresa deve manter processos internos que possibilitem a identificação, correção e documentação de possíveis falhas.
O destaque incorreto pode gerar problemas em fiscalizações?
Sim. A introdução do IBS e da CBS reforça a necessidade de que as informações comerciais, fiscais e contábeis sejam consistentes.
Os documentos fiscais eletrônicos são uma das mais importantes fontes de informação para as administrações tributárias. A lei também estabelece a integração e o compartilhamento de informações cadastrais e fiscais entre as várias administrações tributárias.
Na prática, isso quer dizer que, através do cruzamento de dados, é possível identificar inconsistências.Uma divergência entre o documento fiscal, a escrituração e os valores efetivamente pagos pode despertar interesse durante uma fiscalização.
Dessa forma, evitar a penalidade por erro no destaque do IBS e CBS é muito mais eficaz do que simplesmente corrigir os documentos depois.
Como evitar penalidades relacionadas ao IBS e à CBS?
É fundamental que os sistemas da empresa estejam adequados desde o início da prevenção.
É preciso checar se o software emissor de documentos fiscais está atualizado para os novos campos, regras e leiautes do IBS e da CBS.
Além disso, é recomendável revisar:
- cadastro de produtos e serviços;
- classificação tributária;
- regras de tributação;
- alíquotas aplicáveis;
- bases de cálculo;
- códigos utilizados nos documentos fiscais;
- parametrizações do sistema;
- processos de emissão e cancelamento;
- integração entre os setores fiscal, contábil e financeiro.
É fundamental acompanhar as atualizações das Notas Técnicas e dos atos que os órgãos responsáveis pela regulamentação publicam.
A Receita Federal esclarece que, a partir de 2026, todos os documentos fiscais eletrônicos deverão destacar separadamente o IBS e a CBS, conforme as normas específicas de cada tipo de documento. Assim, atualizar o sistema é uma das principais medidas de prevenção.
Leia também: FGTS : Guia completo para entender as obrigações da empresa.
A tecnologia pode ajudar a reduzir erros?
Sim. A tecnologia pode ser uma aliada das empresas na adaptação ao novo cenário tributário.
Um sistema emissor atualizado pode calcular automaticamente, aplicar regras que foram configuradas anteriormente e minimizar o preenchimento manual de dados fiscais. Nesse sentido, isso é particularmente importante, pois a Reforma Tributária traz alterações que impactam várias fases do ciclo fiscal.
À medida que o volume de documentos emitidos aumenta, o risco de erros também cresce, especialmente quando os processos se baseiam apenas na conferência manual. Dessa forma, a automação pode ser uma aliada na uniformização de processos e na detecção de falhas antes que cheguem ao documento fiscal.
A tecnologia, contudo, não é um substituto para a atualização das regras fiscais. O sistema deve estar devidamente parametrizado e atualizado em conformidade com a legislação e os leiautes atuais.
Como fica a situação em 2026?
O ano de 2026 será um período significativo de adaptação ao novo sistema. Isso porque a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS publicaram detalhes sobre quando os novos tributos começarão a valer e como as obrigações fiscais estarão ligadas aos documentos fiscais.
A mudança exige que as empresas adaptem seus processos para que o novo modelo possa ser plenamente aplicado.
As regras de cálculo e os percentuais que estarão em vigor em 2026 possuem características de transição. A legislação traz, para esse período, referências claras tanto para a CBS quanto para a IBS.
Por essa razão, usar os antigos parâmetros de PIS, Cofins, ICMS ou ISS como meros substitutos para os novos campos não é aconselhável. Dessa forma, cada imposto tem suas próprias normas, e a configuração correta depende do tipo de operação e do enquadramento tributário que se aplica.
O que as empresas devem fazer diante de um erro?
Ao perceber que cometeu um erro ao destacar o IBS ou a CBS, a empresa deve, em um primeiro momento, analisar a gravidade e as consequências da falha. Portanto, é preciso investigar se a falha ocorreu apenas no documento fiscal ou se também se estendeu à escrituração, apuração e pagamento dos impostos.
Conforme a situação exigir, pode ser necessário implementar os procedimentos corretivos previstos na legislação e nos documentos técnicos pertinentes.
Também é importante registrar internamente a ocorrência e identificar sua causa.
Se o erro surgiu devido a uma configuração do sistema que estava errada, corrigir apenas uma nota pode não resolver o problema. Outros papéis emitidos com a mesma parametrização podem estar igualmente impactados.
Assim, a análise deve levar em conta o período, os documentos em questão e os procedimentos fiscais pertinentes.
Por que a prevenção é mais importante durante a Reforma Tributária?
Com a Reforma Tributária, a integração entre tecnologia, contabilidade e gestão fiscal se torna ainda mais essencial.
Assim, as empresas que deixarem a adaptação para a última hora podem ter problemas para revisar cadastros, ajustar sistemas, testar documentos e treinar suas equipes. Além do mais, uma aplicação em massa de uma mesma regra errada pode gerar uma cascata de erros em documentos inteiros.
A melhor abordagem é integrar a conformidade com o IBS e o CBS em um processo contínuo.Isso inclui monitorar as mudanças na legislação, atualizar os sistemas, testar novos layouts, revisar parâmetros e informar as equipes.
O temor da penalidade por erro na sinalização do IBS e CBS deve ser considerado dentro de uma estratégia mais abrangente de conformidade fiscal.
FAQ: penalidades por erro no destaque do IBS e CBS
1. O que acontece se o IBS e a CBS forem destacados incorretamente na nota fiscal?
O erro pode ter implicações fiscais, de acordo com o tipo de irregularidade. Os possíveis efeitos incluem a necessidade de retificação do documento, ajustes na apuração dos tributos devidos, eventuais dificuldades para que o adquirente se aproprie dos créditos e a possível aplicação das penalidades previstas em lei.
2. Existe multa específica para quem não destacar o IBS e a CBS corretamente?
As sanções variam de acordo com a infração. São diferentes as multas aplicadas por descumprimento de obrigações relativas ao IBS e à CBS, conforme a legislação, então é preciso analisar caso a caso. Não há uma única penalidade que se aplique automaticamente a qualquer erro na indicação dos tributos.
3. Um erro de preenchimento sempre gera multa?
Não precisa ser assim. A lei prevê casos em que certos erros materiais que não afetam a identificação ou a compreensão da operação não levam à penalização. A maneira como se trata um erro depende de suas características e consequências fiscais.
4. O erro no destaque do IBS e da CBS pode prejudicar o cliente da empresa?
Sim. Uma vez que o documento fiscal é parte integrante do processo de apropriação de créditos do novo modelo tributário, dados incorretos podem tornar o aproveitamento de créditos pelo adquirente mais difícil ou até mesmo inviável, de acordo com as regras que regem a operação.
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5. Como evitar penalidades relacionadas ao IBS e à CBS?
É imprescindível que a empresa mantenha seus sistemas de gestão fiscal atualizados, que revise a configuração tributária, valide cadastros e classificações, monitore as mudanças na legislação e em documentos técnicos, e que haja uma integração entre as áreas fiscal, contábil e financeira. A automação ainda pode diminuir a ocorrência de erros manuais e elevar a segurança na emissão dos documentos fiscais.
Conclusão
A adequada distinção do IBS e da CBS nos documentos fiscais representa uma das alterações práticas mais significativas introduzidas pela Reforma Tributária do consumo. A partir de 2026, será obrigatório que as empresas que utilizam documentos eletrônicos os adequem às novas exigências, seguindo os leiautes e as normas definidas para cada tipo de operação.
De acordo com a natureza da irregularidade, a penalidade por erro no destaque do IBS e CBS pode variar. Uma informação errada pode causar sérios problemas na apuração, pagamento, escrituração e aproveitamento de créditos pelo comprador, além das eventuais penalidades.
Outro aspecto a se considerar é que a lei reconhece certas situações de erro material que não são, obrigatoriamente, penalizadas. Assim, cada situação deve ser examinada conforme as normas que se aplicam.
Para evitar riscos, as empresas precisam investir em processos sólidos, sistemas atualizados, parametrização fiscal adequada e checar as informações antes de emitir os documentos.
Nessa perspectiva, a tecnologia não é mais uma simples ferramenta operacional, mas sim uma parceira da conformidade tributária. Quanto mais os sistemas e as equipes estiverem prontos, menos risco haverá de que inconsistências ocorram na mudança para o novo modelo de tributação.
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