Você já realizou algum pagamento duplo para uma pessoa ou mesmo algum colaborador e teve dor de cabeça após isso?
O pagamento em duplicidade de colaborador traz problemas para empresa e funcionário e pode ser evitado com medidas práticas.
O que é o pagamento de duplicidade de colaborador?
O pagamento em duplicidade de colaborador acontece quando por alguma falha humana ou de máquinas, por motivos diversos ocorre um pagamento duas vezes para a mesma pessoa, seja por transações para pessoa física ou para pessoa jurídica.
No caso, o pagamento em duplicidade de colaborador acontece durante as etapas do pagamento aos colaboradores de uma empresa, e ele acontece e pode acontecer por diversos fatores.
Quando ocorre o pagamento em duplicidade de colaborador, a empresa pode ser prejudicada. Já que na grande maioria dos casos, o capital é contado e reservado para muitas tarefas diferentes.
Então, com o pagamento em duplicidade de colaborador a empresa pode ter problemas financeiros diante do erro.
Para o colaborador que recebe, fica uma situação chata onde em alguns casos traz prejuízo para a vida do envolvido. Pois, ele pode nem perceber o erro dependendo da quantia.
Como ocorre o pagamento em duplicidade de colaborador?
O pagamento em duplicidade de colaborador ocorre sempre que a empresa paga um valor duplicado, ou seja, duas vezes, a algum pagamento que deve ser feito para o trabalhador.
É importante frisar que o pagamento em duplicidade de colaborador não acontece somente na hora de pagar o salário mensal.
Ele também pode acontecer até em pagamentos mais simples como horas extras, benefícios, vales de adiantamento entre vários outros.
Dessa maneira, o pagamento em duplicidade de colaborador gera transtornos à vida financeira da empresa e do colaborador.
Esse erro na grande maioria das vezes tem origem humana, mas programas e transações de banco que são operacionalizados por pessoas também estão suscetíveis a ocorrência.
Quando ocorre o pagamento em duplicidade de colaborador, ele muitas vezes nem é notado de imediato.
Muitas vezes o erro só é percebido quando o valor reservado para outra aquisição sofre baixas.
Assim, é preciso investigar a fundo os motivos, já que o pagamento por erro obteve outro destino.
Quando ocorre o pagamento em duplicidade de colaborador?
Primeiramente, é preciso saber que o pagamento em duplicidade de colaborador pode ocorrer de múltiplas maneiras.
Ele envolve erros humanos, erros de instituições bancárias, erros de programas e softwares que são manuseados por pessoas.
Nenhuma empresa, por maior que seja, está imune ao acontecimento, principalmente porque o trabalho humano não é perfeito e erros acontecem com qualquer pessoa.
Assim, é preciso ter uma linha estratégica e uma metodologia ágil para reverter o quadro quando o pagamento em duplicidade de colaborador for feito.
Para isso, é preciso estar atento às situações em que é mais fácil acontecer o pagamento em duplicidade de colaborador.
Abaixo temos os principais exemplos de quando o pagamento em duplicidade de colaborador pode ocorrer:
- Existe uma desorganização financeira da empresa;
- A equipe do RH ou DP encontra-se muito atarefada;
- A instituição bancária tem sistema de pagamentos com falhas ou instabilidade;
- Ocorre erros na distribuição do pagamento a algum benefício do trabalhador como abono salarial ou horas extras;
- O programa ou software de gerenciamento de pagamento da empresa é lento, desatualizado e apresenta falhas;
- Falta de organização de vários setores da empresa;
- Deficiência de capacitação dos profissionais responsáveis por pagamentos;
- Erros nas TEDs feitas através do aplicativo da instituição bancária da empresa.
Quais são os prejuízos para o empregador?
Os prejuízos obtidos por erros de pagamento de duplicidade de colaborador podem atingir o empregador em menor grau, quando as quantias não são tão grandes.
Assim como o empregador pode ser atingido de maneira mais grave, com erros de pagamentos envolvendo grandes quantias em dinheiro.
O erro de pagamento de duplicidade de colaborador causa uma desestruturação econômica na empresa, onde as contas, lucros e investimentos podem ficar comprometidos.
Principalmente se o erro ocorrer de maneira constante.
Isso pode acarretar atrasos nas contas a pagar, menor capital para investir nos projetos futuros da organização, além de diminuição das margens de lucro.
Outros prejuízos causados devido ao pagamento de duplicidade de colaborador para o empregador são derivados de medidas que ele precisa adotar para resolver a situação visando menos danos possíveis.
Por danos entende-se situações como um acordo com o colaborador, ou mesmo restrições salariais caso a pessoa sem conhecimento já tenha usado o dinheiro acreditando ser outra coisa.
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Quais são os prejuízos para o colaborador?
Os prejuízos causados por conta de um erro de pagamento de duplicidade de colaborador vão além da obrigação de devolver o valor à empresa.
Em muitos casos, o colaborador já gastou o valor principalmente por não saber nem da existência da situação.
Dessa forma é comum que os colaboradores acreditem que o valor a mais é o pagamento de algum direito ou benefício não quitado.
Para os casos mais complexos, como o pagamento de salário duplicado, os prejuízos atingem maiores proporções.
Essas proporções são advindas de questões trabalhistas.
Situações assim ocorrem quando o empregador não pode arcar com esse erro na questão financeira.
Sendo necessário um acordo legal entre colaborador e empregador.
Assim, em cumprimento da lei, a solução adotada pode ser abatimento de parte do salário do colaborador até que as custas do erro sejam equiparadas financeiramente.
Nesse caso, o colaborador não fica satisfeito ao ver até 30% do valor do seu salário sendo descontado por um erro que não teve sua autoria ou participação.
Portanto, o prejuízo de um erro de pagamento em duplicidade de colaborador pode se transformar em um sério problema para a vida financeira do colaborador.
O que fazer quando for feito o pagamento em duplicidade de colaborador?
Algumas medidas são fundamentais para serem aplicadas a partir do momento em que se nota o pagamento em duplicidade de colaborador.
O primeiro passo
É contatar a instituição bancária referente à transação o mais rápido possível.
Isso se deve porque o erro pode ter sido causado pelo sistema de pagamentos do banco que apresentou falha.
Nesse caso, o banco será o responsável por corrigir a situação já que o erro aconteceu na instituição.
Averiguada essa possibilidade, o empregador deve entrar em contato com o colaborador.
A solução é um acordo formal entre as duas partes.
Deve-se optar por um acordo justo e dentro das possibilidades de ambos a fim de evitar novos conflitos por conta do pagamento de duplicidade de colaborador.
O acordo deve ser documentado, ter valor legal e possuir a assinatura do responsável pela empresa e a assinatura do colaborador, com uma cópia disponível nas posses da mão de cada um.
É importante saber também que o trabalhador em hipótese alguma poderá se recusar a devolver a quantia referente ao pagamento duplicado.
Isso configura má fé além de se configurar enriquecimento ilícito por parte do colaborador.
De acordo com o Código Civil, em seu capítulo V que trata sobre enriquecimento sem causa.
O que diz a Legislação
O artigo 884 desta lei esclarece que aquele que, sem justa causa, se enriquecer a custas de outra pessoa, é obrigado a restituir o indevidamente prejudicado, assim como feita a atualização dos valores monetários.
O parágrafo único da lei por sua vez, dita que se o enriquecimento for obtido através de material ou coisa determinada, quem recebeu é obrigado a devolver.
Quando isso não for mais possível , a devolução será feita através do valor do bem à época em que ocorreu.
O artigo seguinte ainda complementa que a restituição é devida, não só quando houver casos de enriquecimento sem causa, mas também se não ocorreu má fé.
E por último, o artigo 886 estabelece que não caberá restituição por enriquecimento, se a lei autorizar o lesado outras formas para ressarcir o prejuízo sofrido.
Dicas para evitar o pagamento em duplicidade de colaborador
Abaixo temos várias dicas úteis e práticas para evitar o pagamento em duplicidade de colaborador na sua empresa.
Organize a sua empresa com protocolos e manuais a serem seguidos de todas as esferas
A dica mais útil, diz sobre organizar todos os processos e situações errôneas na sua empresa.
Isso garante uma maior organização e facilidade nas ações do dia a dia, como o pagamento de colaboradores.
Utilize algum sistema de folha de pagamento online
Outra dica importante é sua empresa contar com algum sistema operacional que realize atividades como o sistema de folha de pagamento online.
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Utilize a folha de ponto online por um sistema de controle
O sistema de controle de ponto online permitirá que os erros advindos do cálculo de hora extra, entradas e saídas dos funcionários sejam evitados, evitando ao final cálculos errados de valores referentes a essas situações.
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