Dicas para utilizar o portal do sped

O portal do Sped funciona como um canal que possibilita a instalação do programa que recebe os arquivos enviados, cumprindo as obrigações contábeis e referentes às escriturações.

É importante considerar que o portal do Sped não é por onde o contador irá fazer o envio e validação dos dados, mas sim o local onde deve realizar o download do programa que irá permitir este envio.

Outra funcionalidade importante do portal diz respeito à consulta às normas e legislações que regem as entregas a partir dos diferentes módulos, que, por sua vez, abrangem a Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), Escrituração Fiscal Digital (EFD), dentre outros.

Abaixo preparamos algumas dicas para os profissionais usarem o portal do Sped de forma mais eficiente e para evitar erros. Acompanhe:

O que é Portal do Sped?

Trata-se de um portal subsidiado pela Receita Federal do Brasil, em que os profissionais da área de contabilidade podem efetuar o download do programa.

É importante considerar que embora qualquer pessoa possa baixar o programa, para transmitir os arquivos, é necessário ter certificado digital.

Isso garante segurança às transações e evita fraudes ou ataques externos.

Além disso, no portal Sped você tem acesso aos leiautes dos diferentes blocos.

Vale lembrar que muitos profissionais, após realizarem o download do programa, acabam deixando de acessar o portal, mas o fato é que ele oferece muito conteúdo que contribui para o serviço da contabilidade, principalmente ao eliminar dúvidas e eventuais problemas e erros que podem ocorrer ao transmitir os arquivos.

Manuais e Guias Práticos

No portal do Sped, há uma área em que qualquer pessoa pode entrar e ter acesso aos manuais e guias práticos para a instalação do programa e transmissão dos arquivos.

A partir do manual do EFD ICMS IPI, por exemplo, o profissional pode baixar o arquivo contendo orientações sobre como fazer as transmissões conforme o leiaute e os parâmetros utilizados.

Perguntas frequentes

As perguntas e dúvidas que você pode ter em relação à transmissão de arquivos e escriturações, certamente outros profissionais também já tiveram.

Para acelerar a entrega dos arquivos e tornar a rotina de trabalho mais eficiente, o portal do Sped reúne as principais dúvidas e as responde no campo “Perguntas frequentes”, que deve ser acessado no módulo pertinente.

Por exemplo: se você tem alguma dúvida ou dificuldade em relação à transmissão da EFD Reinf, acesse este módulo no portal e, então, clique em “Perguntas Frequentes”.

As dúvidas estão em formato de link – basta clicar na sua dúvida e a resposta será exibida abaixo.

Um exemplo de dúvida frequente relacionado à EFD Reinf é:

“1.3 – Há uma ordem necessária para envio dos lotes de eventos?

Sim. O primeiro evento a ser enviado deve sempre ser o R-1000 – Informações do Contribuinte. Para o envio de outros eventos, se houver neles, alguma referência a processo judicial ou administrativo, antes deve ser enviado o evento R – 1070-Tabela de Processos Administrativos/Judiciais com as informações do respectivo processo.”

Informações sobre prazos

Outro fator de grande importância aos contadores e profissionais da área no portal Sped é o prazo.

Porque, quando as escriturações e demais obrigações do Sped não são entregues ou então com atraso, segundo a legislação tributária, a empresa pode ser penalizada.

A empresa ser penalizadas não prejudica apenas o cliente, mas também o profissional responsável por cumprir a parte fiscal.

Cada Sped tem suas especificações referentes às datas. Por exemplo: o Sped Fiscal tem como prazo o décimo dia do mês subsequente ao fato gerador.

Há também especificações referentes aos prazos limites para a retificação dos módulos, de conforme a legislação.

Exemplo disso é o prazo para retificação da EFD contribuições:

“De acordo com o at. 11 da Instrução Normativa RFB n° 1.252, de 2012, com a redação dada pela IN 1.387, de 2013:

§ 1º O direito de o contribuinte pleitear a retificação da EFD-Contribuições extingue-se em 5 (cinco) anos contados do 1º (primeiro) dia do exercício seguinte àquele a que se refere a escrituração substituída.”

Avisos gerais

Por último, mas não menos importante, é por meio do portal do Sped que a Receita Federal emite avisos e recados gerais, pertinentes às empresas que precisam transmitir suas escriturações e aos profissionais da contabilidade, que precisam estar a par desses fatos.

É muito comum que no portal haja divulgação de extensão de data limite para entrega de escriturações, como ocorreu com a Escrituração Contábil Fiscal este ano, cujo prazo foi estendido até o último dia do mês de setembro.

Conclusão

Como você pôde perceber, o portal Sped é mais que um site para realizar download do programa e suas atualizações.

Trata-se de um ambiente que reúne informações úteis e é de extrema utilidade no dia a dia dos escritórios de contabilidade e das empresas em geral.

Tanto profissionais da contabilidade quanto de outros setores podem se informar a respeito de prazos, normas, legislação e tudo que envolve os módulos do Sped.

No entanto, para que os profissionais possam desfrutar de um serviço realmente eficiente, seguro e otimizado, é importante que adotem medidas capazes de automatizar a emissão dos arquivos a serem transmitidos ao Sped.

Quando o profissional conta com um bom sistema de contabilidade, por exemplo, tem acesso a esses arquivos em poucos cliques.

Com Tron Box, por exemplo, é possível capturar notas fiscais de entrada e saída. O contador instala o programa gratuitamente na máquina do cliente e obtém essas notas sem precisar se deslocar até o local.