A segurança de dados contábeis é uma preocupação essencial para empresas e escritórios que, diariamente, lidam com as informações de clientes, funcionários e organizações. Certamente, documentos fiscais, dados cadastrais, informações financeiras e registros trabalhistas são constantemente movimentados pelos sistemas que fazem parte do dia a dia contábil. Portanto, na hora de escolher um software, não se deve avaliar apenas funcionalidades e produtividade, mas também a proteção desses dados.

Além disso, a digitalização elevou o volume de dados que os sistemas contábeis gerenciam. O que antes era guardado em papéis e nos HDs locais, agora está na nuvem e em ambientes digitais. Assim, aumenta também a exigência de se implementar mecanismos que possam minimizar os riscos de acesso não autorizado, perda, modificação ou exposição de dados.

Nesse contexto, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) regula o tratamento de dados pessoais e exige que sejam adotadas medidas técnicas e administrativas para proteger esses dados. Assim, a seleção do software contábil deve ser parte da estratégia de segurança e proteção de dados da empresa.

O que a LGPD tem a ver com a segurança de dados contábeis?

A LGPD define os princípios e as regras para o tratamento de dados pessoais por pessoas naturais ou jurídicas, tanto do setor público quanto do privado. Seu propósito é salvaguardar os direitos fundamentais ligados à liberdade, à privacidade e ao livre desenvolvimento da personalidade do indivíduo.

Na contabilidade, essa conexão é bem clara. Em suma, as atividades do setor lidam com dados de identificação de indivíduos e de profissionais, como nome, CPF, endereço, telefone, dados bancários, informações sobre o trabalho e documentos pessoais. De acordo com a atividade, dados pessoais sensíveis também podem ser tratados.

Assim, a proteção dos dados contábeis não deve ser vista apenas como um problema de tecnologia. Ela abrange processos, pessoas, políticas internas e as ferramentas usadas para gerenciar as informações. Assim, o software deve ajudar a garantir que os dados sejam acessados e utilizados corretamente.

A Lei Geral de Proteção de Dados, particularmente em seus artigos que tratam da segurança e dos sistemas usados para o processamento de dados, exige a implementação de medidas que protejam as informações de acessos não autorizados e de eventos acidentais ou ilegais. Logo, a segurança deve ser uma preocupação desde a escolha da tecnologia a ser utilizada.

Software contábil também faz parte da estratégia de proteção

É fundamental ressaltar que nenhum programa, por si só, é capaz de fazer uma empresa estar 100% em conformidade com a LGPD. Conformidade é uma questão multifacetada, envolvendo processos internos, definição de papéis e responsabilidades, contratos, políticas de segurança, capacitação e governança.

Contudo, isso não reduz a relevância do sistema empregado. Ao contrário, o software de contabilidade pode acumular muitos dados e estar presente em várias fases do processamento dessas informações. Dessa forma, suas funcionalidades de segurança podem ser um grande aliado na diminuição de riscos.

Pense em um escritório que tem dezenas de funcionários, por exemplo, que podem acessar o sistema. Assim, quanto mais pessoas puderem acessar, modificar ou deletar informações, maior será a exposição dos dados. Por outro lado, ao agrupar as permissões de acordo com as funções, é possível restringir os acessos ao que é estritamente necessário.

Também é importante que recursos como rastreabilidade, autenticação, backup e proteção de dados formem diferentes camadas de segurança. Portanto, avaliar esses recursos deve ser parte do processo de escolha de um software contábil.

1. Controle de acesso é essencial para a segurança de dados contábeis

O primeiro ponto a ser considerado é o controle de acesso. No fim das contas, nem todos os usuários de um escritório ou empresa precisam ter acesso às mesmas informações. Isso implica que o software deve ser capaz de criar perfis e permissões que correspondam às responsabilidades de cada membro da equipe.

Imagine, por exemplo, uma empresa com funcionários encarregados de diversas áreas. Um trabalhador que atue unicamente na atividade de interesse pode não precisar acessar todos os dados financeiros, trabalhistas ou cadastrais que o sistema oferece. Portanto, limitar o acesso diminui a exposição desnecessária.

Gerenciar permissões também precisa se alinhar às mudanças internas. Colaboradores podem mudar de cargo, passar a desempenhar outras funções ou até mesmo se desligar da empresa. Por isso, manter acessos antigos sem uma revisão pode ser um risco desnecessário.

A segurança dos dados contábeis, portanto, também passa por uma política de usuários bem definida. Cada pessoa deve ter acesso de acordo com sua função, evitando excessos e o compartilhamento de informações sem necessidade.

Usuários individuais aumentam a rastreabilidade

Outro aspecto essencial é não compartilhar senhas, pois fica muito mais difícil rastrear quem acessou ou alterou o que quando vários profissionais usam o mesmo login.

Quando cada usuário tem suas próprias credenciais, a empresa pode vincular ações específicas à conta de um usuário. Isso torna mais fácil rastrear e investigar qualquer inconsistência que venha a ser identificada.

Também é possível revogar o acesso de um colaborador que saiu da empresa com muito mais agilidade, visto que cada um tem sua conta individual. Assim, o desligamento se torna mais seguro.

Por isso, na hora de escolher um software, é importante conferir se ele permite criar usuários distintos, definir níveis de permissão variados e gerenciar esses acessos de forma centralizada.

Autenticação também merece atenção

A autenticação é outra camada crítica. Senhas robustas, diretrizes para a troca de credenciais e, quando possível, autenticação multifatorial podem tornar mais difícil o acesso não autorizado.

A autenticação de dois fatores, por exemplo, requer uma verificação adicional além da senha. Isso significa que, mesmo que uma credencial seja comprometida, ainda há outra camada de proteção que impede o acesso.

Mas a tecnologia precisa andar junto com o comportamento. De nada adianta ter uma boa política de autenticação se os usuários compartilham senhas ou deixam suas credenciais visíveis.

Assim, a segurança dos dados contábeis se inicia com medidas simples de controle de identidade e acesso.

2. Criptografia e backup protegem as informações

O segundo aspecto diz respeito à proteção das informações que estão guardadas e à possibilidade de recuperá-las quando for preciso. É nesse cenário que ferramentas como criptografia e backup se tornam fundamentais.

A criptografia altera os dados para que não sejam facilmente interpretados por quem não tem os recursos necessários para decifrá-los. Dessa maneira, ela consegue minimizar os efeitos de certos tipos de acessos não autorizados.

Além disso, a criptografia pode ser aplicada em várias fases, tanto no armazenamento quanto na transmissão de dados. Dessa forma, os dados podem receber uma camada extra de segurança enquanto transitam.

É fundamental, no entanto, lembrar que a criptografia não deve ser vista como uma solução única. A proteção é uma questão de mecanismos e procedimentos. Ainda assim, seu uso mostra que a segurança foi uma preocupação na arquitetura tecnológica.

Por que o backup é importante?

Proteger contra acessos não autorizados não é o único ponto que a empresa deve considerar; é crucial também estar pronta para a perda ou falta de acesso às informações.

Suponha que, por conta de um erro técnico, você não consiga acessar o sistema ou que alguns arquivos fiquem corrompidos. Recuperar informações sem um backup pode ser muito mais complicado.

Em contrapartida, backups bem elaborados podem ajudar a manter as operações em funcionamento. Dessa forma, mesmo que ocorra um incidente, a empresa tem um plano para restaurar informações e voltar a funcionar.

Assim, quando se trata de garantir a segurança dos dados contábeis, não é suficiente questionar se o software “tem backup”. É fundamental entender como as cópias são feitas, a que frequência, onde são guardadas e como se recupera.

Backup também precisa ser protegido

Um outro ponto a ser considerado é que uma cópia de segurança também armazena informações pessoais. Logo, deve ser concedida a proteção que se mostra adequada à sua relevância.

Não vale a pena proteger o ambiente principal se os backups ficarem expostos sem o controle necessário. A segurança da informação deve, portanto, ser uma estratégia que engloba todo o ciclo de vida da informação.

Também é essencial realizar testes nos procedimentos de restauração. Um backup que não foi validado pode falhar no momento em que a empresa mais precisar dele.

Dessa forma, o planejamento deve englobar não apenas a elaboração das cópias, mas também testes e processos de restauração.

3. Logs e rastreabilidade fortalecem a segurança

A terceira característica indispensável é a possibilidade de monitorar as ações executadas no sistema. Os logs desempenham um papel crucial como ferramentas para esse fim.

De forma simples, logs são arquivos que documentam eventos que aconteceram em um sistema. Conforme a solução, eles podem gravar dados sobre acessos, modificações, exclusões e outras ações importantes.

Essa funcionalidade aumenta a segurança dos dados contábeis porque possibilita a investigação de situações que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.

Por exemplo, imagine que uma informação é alterada de forma errada. Sem um log de auditoria, a empresa pode ter problemas para determinar quando a mudança foi feita ou qual usuário a executou.

Ao contrário, com rastreadores, é possível obter dados que auxiliam na investigação. Dessa maneira, a organização aprimora sua habilidade de identificar comportamentos impróprios e agir diante de incidentes.

Rastreabilidade não significa vigilância indiscriminada

É fundamental distinguir rastreabilidade de monitoramento aleatório. Os logs devem servir a fins de segurança, auditoria e gestão do sistema, observadas as normas pertinentes ao tratamento de dados.

Ademais, a companhia deve definir quem terá acesso a esses registros e por quanto tempo serão armazenados. Afinal, os logs em si podem ter informações importantes sobre usuários e ações.

A gestão desses registros, portanto, deve estar integrada às políticas de segurança da organização.

Como os três itens trabalham juntos?

Não se deve tratar controle de acesso, proteção de dados e rastreabilidade como temas distintos. Na prática, eles criam várias camadas de defesa.

O controle de acesso é fundamental para restringir quem tem permissão para acessar o sistema e quais dados cada usuário pode visualizar. A criptografia ajuda a proteger os dados em algumas situações. Logs são fundamentais para rastrear ações executadas no ambiente.

Portanto, quando esses mecanismos operam em conjunto, a organização está em uma posição mais forte para prevenir, detectar e responder a certos incidentes.

Por exemplo, um usuário pode tentar obter acesso a dados que não estão autorizados para ele. O controle de permissões pode bloquear a ação. Se houver qualquer atividade suspeita, esses registros podem ser úteis para uma investigação.

Então não se pode contar com um único recurso para garantir a segurança dos dados contábeis, mas sim com uma estrutura de múltiplos mecanismos.

Conheça o TronBackup, a solução mais inteligente para a sua empresa.

Seu software contábil em nuvem é seguro?

Nos últimos anos, o uso de soluções em nuvem aumentou consideravelmente. No entanto, ainda há incertezas quanto à segurança das informações guardadas nesse modelo.

Estar na nuvem não é, por si só, uma garantia de segurança ou uma vulnerabilidade. A avaliação deve levar em conta o modo como a solução foi criada, os controles que ela possui e a forma como o fornecedor gerencia a infraestrutura.

Uma plataforma na nuvem pode proporcionar segurança avançada, atualizações e disponibilidade. Contudo, esses benefícios só se concretizam se a solução for de qualidade e se o fornecedor adotar boas práticas.

Assim, no que se refere à proteção de dados contábeis, a empresa precisa considerar a solução de forma abrangente, seja ela local ou em nuvem.

Perguntas que devem ser feitas ao fornecedor

Ao considerar a contratação de um sistema, faça a si mesmo algumas perguntas:

• De que maneira os dados são protegidos?
• A criptografia existe?
• De que maneira os acessos dos usuários são gerenciados?
• O sistema oferece autenticação em múltiplas etapas?
• De que forma os backups são executados?
• Há registro das atividades?
• Como o fornecedor gerencia questões relacionadas à segurança?
• De que maneira são feitas atualizações e correções?
• Quais responsabilidades estão estipuladas no contrato?

Também é essencial confirmar se o fornecedor tem políticas e procedimentos em vigor que abordem a segurança da informação.

LGPD não significa apenas evitar vazamentos

Ao mencionar a LGPD, é frequente que se associe imediatamente à questão de vazamento de dados. Porém, proteger informações não se limita a esse aspecto.

A legislação também se refere à proteção contra acessos não autorizados, perda, alteração, destruição ou qualquer outra situação que possa comprometer a integridade dos dados pessoais.

Portanto, uma estratégia de proteção dos dados contábeis deve contemplar diversos cenários.

Um exemplo seria uma falha de disponibilidade que impeça a empresa de acessar informações essenciais para cumprir uma obrigação. Da mesma forma, uma modificação inadequada pode prejudicar a credibilidade de um determinado registro.

Assim, a segurança deve abranger a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados.

O que fazer em caso de incidente de segurança?

Não há nenhuma organização isenta de riscos, independentemente das diversas medidas de prevenção que possam ser adotadas. Dessa forma, é imprescindível que se definam processos para reagir a incidentes.

A primeira coisa a se fazer é entender o que ocorreu e quais dados podem ter sido impactados. Em seguida, deve-se analisar a gravidade do problema e os riscos potenciais para os titulares.

Além disso, a empresa deve se certificar de que está cumprindo todas as suas obrigações legais e contratuais em relação ao incidente. Quando for o caso, o controlador deve efetuar as comunicações exigidas pela legislação e pela normativa da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

A ANPD possui orientações específicas sobre incidentes de segurança envolvendo dados pessoais. Portanto, manter procedimentos internos alinhados às orientações da autoridade é importante para fortalecer a capacidade de resposta.

Nesse sentido, um software que possua bons mecanismos de rastreabilidade pode ser um grande aliado na hora da investigação. Dessa maneira, a organização consegue consolidar informações importantes sobre acessos e ações executadas.

A importância das atualizações de segurança

Outro ponto que devemos ressaltar é a manutenção do software. Uma solução tecnológica não pode ser vista como segura apenas no instante em que é adquirida.

Com o tempo, é possível identificar novas falhas. Isto é, fornecedores devem atualizar continuamente seus sistemas e resolver as vulnerabilidades identificadas.

Assim, a organização precisa se certificar de que o fornecedor possui um bom processo para gerenciar atualizações, correções e manutenção da plataforma.

Também, sistemas que não estão atualizados podem ter vulnerabilidades que, com as devidas correções, poderiam ser evitadas.

A segurança dos dados contábeis, portanto, está atrelada à capacidade de acompanhar a evolução tecnológica.

Leia também: Quais as penalidades podem atigir quem não destacar o IBS e CBS adequadamente.

Pessoas também fazem parte da segurança

Mesmo com um software bem estruturado, os usuários ainda são essenciais para a proteção dos dados.

Um funcionário pode, por exemplo, compartilhar senhas, abrir arquivos maliciosos ou deixar uma sessão ativa em um computador que é usado por outras pessoas. Assim, as soluções tecnológicas devem ser complementadas com conscientização e capacitação.

Também é essencial definir diretrizes claras para o uso dos sistemas. Os colaboradores precisam saber o que é permitido compartilhar, como proteger suas credenciais e o que fazer ao identificar uma situação suspeita.

A empresa deve estabelecer também canais para relatar possíveis incidentes. Dessa forma, é possível identificar e resolver problemas com mais agilidade.

Assim, tecnologia e comportamento devem convergir para fortalecer a segurança dos dados contábeis.

Como escolher um software contábil com mais segurança?

A seleção do software deve levar em conta as necessidades operacionais e os requisitos de segurança.

Primeiro, faça uma lista das funções que o sistema deve suportar. Em seguida, determine que tipo de dados será manuseado e quais riscos esses dados podem apresentar.

Depois, faça uma comparação entre as soluções disponíveis em relação a recursos de acesso, autenticação, segurança, backup, logs e atualizações.

Analisar o fornecedor também é crucial. Em última análise, a segurança vai muito além da interface do sistema; ela se baseia em toda a infraestrutura tecnológica que suporta a solução.

Além disso, examine os contratos e as responsabilidades. A empresa deve entender como o fornecedor lida com o tratamento de dados e quais são os protocolos em caso de incidente.

Assim, a escolha não se limita apenas a preço e funcionalidades, mas também à segurança das informações.

Checklist: seu software contábil está preparado?

Para tornar a avaliação mais simples, a empresa pode usar um checklist básico:

Acesso controlado

• Usuários individuais;
• Diferentes perfis e permissões;
• Capacidade de revogar permissões;
• Autenticação correta.

Proteção de dados

• Cifração;
• Replicas;
• Protocolos de restauração;
• Correções de segurança.

Rastreabilidade

• Log de acessos;
• Registro de mudanças;
• Identificação de usuários;
• Ferramentas para a investigação de incidentes.

Administração

• Política de segurança da informação;
• Tratamento de incidentes;
• Capacitação de funcionários;
• Contratos que definem responsabilidades.

Quanto mais organizados forem esses componentes, mais apta estará a empresa para desenvolver uma estratégia sólida de proteção dos dados contábeis.

Segurança deve ser um critério de decisão

Na hora de escolher um software contábil, é normal comparar preço, funcionalidades, usabilidade e suporte. Embora esses fatores sejam relevantes, não podemos nos limitar a eles.

A proteção dos dados deve ser um dos fatores considerados na escolha. Por fim, o sistema será capaz de armazenar informações que são da empresa, dos seus clientes e dos seus funcionários.

Também, uma falha pode ter consequências que ultrapassam a questão tecnológica. Conforme o cenário, podem ocorrer custos de recuperação, danos à reputação, interrupções nas operações e implicações de conformidade legal.

Alocar recursos em uma solução bem estruturada pode ser uma maneira de minimizar riscos e aprimorar a postura da empresa na proteção de dados.

Segurança de dados contábeis é uma responsabilidade contínua

A proteção dos dados vai muito além da contratação do software. Ao contrário, ela precisa de acompanhamento constante.

Novos colaboradores chegam e deixam a empresa, procedimentos se alteram, sistemas são modernizados e novas ameaças aparecem. Por isso, é necessário revisar regularmente as permissões, políticas e mecanismos de segurança.

Testes e avaliações também podem identificar áreas que necessitam de melhorias. Assim, a empresa é capaz de resolver questões antes que se tornem problemas significativos.

A própria LGPD traz uma visão de segurança que abrange tanto medidas técnicas quanto administrativas, levando em conta a proteção dos dados durante todas as etapas do tratamento.

Por isso, trabalhar com segurança de dados contábeis significa desenvolver uma cultura permanente de prevenção, controle e melhoria.

FAQ: segurança de dados contábeis e LGPD

1. O software contábil precisa estar adequado à LGPD?

Embora o software deva disponibilizar funcionalidades que ajudem a garantir um tratamento seguro dos dados, a conformidade com a LGPD não se baseia apenas na ferramenta. A empresa deve implementar políticas, processos, controles e medidas administrativas que sejam adequados às suas operações e aos riscos que enfrenta.

2. Quais são os principais recursos de segurança que um software contábil deve ter?

Alguns dos principais recursos incluem controle de acesso, gerenciamento de permissões, autenticação, criptografia, backups e logs de atividades. Também é fundamental revisar as atualizações de segurança e os processos de gerenciamento de incidentes.

3. O backup é importante para a segurança dos dados contábeis?

Sim. O backup é uma ferramenta que pode ajudar na recuperação de dados em casos de perda, falha de sistema ou indisponibilidade. Contudo, é crucial que as cópias também sejam protegidas e que os procedimentos de restauração sejam testados com frequência.

Melhore a estratégia contábil! Baixe o e-book Estratégia Contábil.

4. Ter controle de acesso garante conformidade com a LGPD?

Não é o caso. O controle de acesso é só uma das ferramentas que podem ajudar a proteger os dados. A conformidade abrange uma variedade de áreas, incluindo processos, políticas, contratos, governança, treinamento e outras ações técnicas e administrativas.

5. Como saber se um software contábil é seguro?

Analise recursos de controle de acesso, autenticação, criptografia, backup, logs e atualizações antes de contratar. Além disso, busque entender as políticas de segurança do fornecedor, como eles lidam com incidentes e quais são as responsabilidades contratuais.

Conclusão

A proteção dos dados contábeis não é mais uma questão que diz respeito apenas ao setor de tecnologia. Hoje, ela deve estar presente nas decisões estratégicas de empresas e escritórios que lidam todos os dias com dados pessoais, financeiros, fiscais e trabalhistas.

Nesse contexto, o software contábil exerce um papel importante. Embora nenhuma ferramenta seja capaz de garantir, sozinha, a conformidade completa com a LGPD, uma solução estruturada pode oferecer recursos fundamentais para reduzir riscos e fortalecer os processos internos.

Entre os principais pontos que devem ser avaliados estão o controle de acesso, a proteção e recuperação dos dados e a rastreabilidade das atividades. Juntos, esses recursos ajudam a limitar acessos desnecessários, proteger informações e investigar possíveis ocorrências.

Além disso, a empresa precisa olhar para além da tecnologia. Treinamento dos colaboradores, políticas internas, revisão de permissões, contratos com fornecedores, procedimentos para incidentes e acompanhamento das atualizações também fazem parte de uma estratégia eficiente.

Portanto, antes de escolher ou renovar seu software contábil, vale ir além da análise de funcionalidades e preço. Pergunte como a solução protege os dados, quem pode acessá-los, como as atividades são registradas e o que acontece caso ocorra um incidente.

Afinal, proteger dados não significa apenas cumprir uma obrigação legal. Significa preservar informações importantes, reduzir riscos operacionais, fortalecer a confiança dos clientes e construir uma estrutura empresarial mais preparada para o ambiente digital.

Por isso, se a sua empresa ainda não avalia a segurança como um dos critérios principais na escolha de um software contábil, esse é um bom momento para começar. Uma tecnologia eficiente deve facilitar a rotina contábil, mas também contribuir para que os dados tratados todos os dias permaneçam protegidos.

Entre em contato com a Tron para saber mais.